Política SKBergé Gestión

MANUAL INTERNO DE POLITICA EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE SKBERGÉ GESTIÓN S.A.S.

INTRODUCCIÓN

La protección sobre el tratamiento de Datos Personales ha sido regulada por la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias sobre la materia.

En el literal k) del artículo 17, se estableció como uno de los deberes del responsable en el tratamiento de datos personales la adopción de un Manual Interno de Políticas y Procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento las garantías emanadas de la ley 1581 de 2012 y en especial, lo referente a la atención de consultas y reclamos.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO

Nombre: SKBergé Colombia Gestión S.A.S. (en adelante “SKBergé Gestión”).
Identificación: NIT No. 900.620.724 – 9.
Dirección y Domicilio: AK 45 No. 108 – 27 Oficina 805, Bogotá D.C. – Colombia.
Correo Electrónico: fpardillo@skberge.com
Teléfono: 5190055.

OBJETO

SKBergé Gestión, como Responsable del tratamiento de Datos Personales, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en base de datos y/o archivos.

Siendo así las cosas la Ley 1581 de 2012 instaura una serie de garantías e instrumentos diseñados para proteger la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley. Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual Interno Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos personales que sean susceptibles de tratamiento por parte de SKBergé Gestión.

ALCANCE

Las políticas descritas en este Manual se aplican en todos los niveles de SKBergé Gestión y a todas las bases de datos personales que se encuentren en su poder, y cuyo tratamiento haya sido efectuado en el territorio colombiano, o cuando al responsable del tratamiento o encargado del tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

MODIFICACIONES

SKBergé Gestión podrá actualizar esta Política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente antes de implementar las nuevas políticas mediante documento escrito, publicación en los sitios web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología.

Por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o Jurídicas determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CONTENIDO POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Responsable del Tratamiento de datos personales.
2. Autorización.
3. Aviso de Privacidad.
4. Finalidad de los datos personales.
5. Tratamiento de los Datos Personales.
6. Derechos de los titulares.
7. Deberes de SKBergé Gestión en relación al tratamiento de datos personales.
8. Consultas y reclamos.
9. Oficial de Protección de Datos Personales.
10. Datos sensibles.
11. Seguridad de la Información.
12. Aceptación de la presente política.
13. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos.
14. Vigencia de la Política.

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DESARROLLO DEL CONTENIDO

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

El responsable del tratamiento de los datos personales objeto de este Manual es SKBergé Gestión, sociedad colombiana cuyos datos de identificación han sido descritos previamente.

2. AUTORIZACIÓN.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SKBergé Gestión requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SKBergé Gestión, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por SKBergé Gestión y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado).
b) Qué recopila (datos que se recaban).
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
e) Si se recopilan datos sensibles.

3. AVISO DE PRIVACIDAD.

En el evento en que SKBergé Gestión no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará un aviso de privacidad mediante el cual comunicará la existencia de tales políticas y la forma de acceder a ellas.

4. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.

La recolección de datos personales y su tratamiento tienen las siguientes finalidades:

• Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
• Envío de información sobre novedades en cursos, programas y capacitaciones de SKBergé Gestión y/o de la industria.
• Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
• Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
• Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses y campañas de actualización de datos.
• Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general.
• Manejo de la información referente a procedimientos que requiera el área de Recursos Humanos.
• Gestión de peticiones, quejas y reclamos.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

SKBergé Gestión realizará operaciones que incluyan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los datos personales de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

SKBergé Gestión tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y que se encuentran previstas en este Manual de Políticas, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES.

 

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SKBergé Gestión:

a) Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a SKBergé Gestión, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SKBergé Gestión, en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, como lo son: 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de naturaleza pública; 3. Datos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
c) Ser informado por SKBergé Gestión, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. DEBERES DE SKBERGÉ GESTIÓN EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

SKBergé Gestión se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
e) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. CONSULTAS Y RECLAMOS.

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos que le asisten, podrán ser remitidos por cualquiera de las siguientes vías:

a) A través del correo electrónico vastago@skberge.co;
b) Mediante escrito radicado en la siguiente dirección AK 45 No. 108 – 27 Oficina 805 Torre 2, en la ciudad de Bogotá D.C.

La solicitud será atendida por el área y/o personal responsable encargado de los asuntos que se tratan en el presente Manual (Oficial de Protección de Datos Personales), en el horario de 8:00 A.M. a 5:00 P.M.

La solicitud deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que originaron la consulta, petición, queja o reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

En cuanto a las consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto a los reclamos, los titulares podrán presentar una queja o reclamo ante SKBergé Gestión el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SKBergé Gestión, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las consultas, peticiones quejas y reclamos relativos al conocimiento, actualización, rectificación, supresión de datos personales bajo el tratamiento de SKBergé Gestión, o la revocatoria de la autorización, deberán ser dirigidos a: Departamento de Tecnología, ubicada en la dirección AK 45 No. 108 – 27 y correo electrónico atencionalusuario@skberge.co

10. DATOS SENSIBLES.

El titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SKBergé Gestión adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

SKBergé Gestión mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

12. ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA.

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de SKBergé Gestión.

Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y SKBergé Gestión, y que SKBergé Gestión ha solicitado de manera explícita las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25, Sección 2, SKBergé Gestión continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte a SKBergé Gestión para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

13. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

Las bases de datos cuyo tratamiento ha sido realizado por parte de SKBergé Gestión, tendrán un periodo de vigencia que corresponderá a la finalidad para la cual se autorizó su respectivo tratamiento.

14. VIGENCIA DE LA POLITICA.

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir del 26 de julio de 2013, y durante el tiempo en que SKBergé Gestión ejerza las actividades propias de su objeto social.